Si vous avez choisi la location pour votre flotte de voiture professionnelle, l’assurance est un élément essentiel.
En effet, l’article L.211-1 du Code des assurances impose à tout véhicule en circulation d’être couvert, au moins par une assurance responsabilité civile. Mais des formules plus étendues sont proposées, jusqu’à l’assurance tous risques.
Les salariés ont la possibilité de conduire un véhicule sans être les souscripteurs de l’assurance, puisque celle-ci est établie au nom du loueur et propriétaire du véhicule – c’est-à-dire, la société. D’ailleurs, l’assurance d’une voiture professionnelle doit au minimum comporter une garantie pour responsabilité civile ou « au tiers ». Celle-ci couvre tous les dommages matériels ainsi que les blessures éventuelles causées à l’autre conducteur et à son véhicule et dont la société serait responsable.
En sa qualité de propriétaire du véhicule, c’est à l’agence de location de souscrire l’assurance minimale obligatoire. Le coût de cette RC est déjà inclus dans le tarif de location de base proposé par les loueurs. En cas de contrôle, la vignette apposée sur le pare-bris e du véhicule et l’attestation d’assurance correspondante prouvent aux représentants des forces de l’ordre que vous respectez la loi.
Si vous avez choisi la location longue durée (LLD) ou la location avec option d’achat (LOA), vous devez souscrire une assurance au nom de l’entreprise pour que vos collaborateurs puissent s’en servir.
En effet, l’assurance minimale ne couvre que les tiers ; sauf accident infligé par un autre conducteur, vous devez prendre entièrement en charge les blessures que vous avez subies ou les dommages occasionnés au véhicule que vous louez.
Même si ces garanties complémentaires sont facultatives, elles permettent une diminution non négligeable du montant de la franchise en cas de sinistre. Les loueurs professionnels, ainsi que les compagnies d’assurances proposent une grande diversité de garanties facultatives et payantes. Soyez vigilant, les plafonds d’indemnisation peuvent varier notablement.
Outre l’assurance RC obligatoire, de nombreux contrats de location de véhicule intègrent une assurance dommages qui couvre les dommages occasionnés sur la voiture louée. Toutefois, la franchise étant généralement très élevée, de l’ordre de 10 000 € à 20 000 €, la part des dépenses de réparation qui vous incombe reste exorbitante.
En complément, la garantie dommages, complémentaire et facultative, connue comme la garantie "dommages matériels" réduit considérablement le montant de la franchise (jusqu’à 1 000 à 2 000 € environ) en cas de dégâts dus à une collision.
Pour protéger les conducteurs ainsi que les autres occupants du véhicule contre les éventuels incidents corporels, souscrivez à l'assurance "collective et individuelle d'accident", qui vous permet d’obtenir une indemnisation forfaitaire. Elle est très utile si un accident entraîne un décès, une incapacité de travail, impose des aménagements dans le domicile de vos salariés en cas d’une invalidité ou le recours à une aide à domicile, mais aussi de couvrir les dépenses médicales d’urgence.
L’assurance des personnes transportées couvre quant à elle les dommages corporels touchant les passagers des véhicules impliqués dans un accident.
Il existe une assurance location voiture professionnelle qui couvre également les dommages matériels (bagages, effets personnels, etc.) en cas de vol avec effraction (parfois traité séparément avec le rachat partiel de franchise) d’incendie, d’accident ou de catastrophes naturelles.
Lorsque l’entreprise figure comme assuré dans le contrat d’assurance, le règlement des franchises lui incombe. En tant qu’employeurs vous pouvez demander aux employés responsables d’un accident de s’acquitter des sommes dépensées ; leur seule échappatoire est qu’un tribunal administratif les juges non coupables de fautes lourdes pénalisant votre entreprise.
Même avec des garanties supplémentaires comme celle portant sur les dommages causés au véhicule, il reste une part « non rachetable » de la franchise (ou franchise incompressible) que vous devrez assumer. C’est la raison pour laquelle certains loueurs proposent de « super garanties » qui vous exonèrent totalement.
Par exemple, pour la carrosserie, en optant pour la garantie de rachat partiel de franchise au lieu de la simple garantie "dommages causés au véhicule", la franchise est supprimée à 100 %, vous évitant d’avoir à débourser le moindre centime pour réparer les dégâts occasionnés. Ce type de protection présente toutefois l’inconvénient du coût et de la rareté.
Si vous faite bénéficier vos salariés d’un véhicule de fonction, vos collaborateurs doivent pensez à souscrire une assurance automobile complémentaire.
Comme dans le cas d’une assurance location voiture professionnelle classique, des cas d’exclusions de garantie sont prévus pour l’assurance pour une voiture de location. Dans ces circonstances, le loueur réduit le montant de l’indemnisation ou la refuse totalement.
Le coût des garanties facultatives pouvant alourdir considérablement le prix de revient du véhicule, ne signez pas avant de vérifier vos autres contrats d’assurance en cours pour une location de courte durée : package bancaire, pack d’assurance incluant l’assurance de votre flotte automobile. En effet, il est possible que des garanties soient déjà incluses dans une offre à laquelle vous avez souscrit. Évitez donc les doublons et surcoûts inutiles.
Dans le cas d’une location longue durée, les PV de livraison et de restitution sont systématiques, et toute détérioration constatée au retour du véhicule fait l’objet d’une facture additionnelle pour les frais de remise en état.
Si cette procédure n’est pas effectuée, avant de réceptionner la voiture, vérifiez le fonctionnement et l’état de tous les équipements et de la carrosserie et veillez à ce que toute anomalie ou égratignure soit reportée sur le contrat, vous éviterez des surcoûts pour leur réparation au moment de la restitution.
