Lorsqu’un salarié utilise sa voiture de fonction pour ses besoins personnels, cela constitue un avantage en nature qui doit figurer sur sa fiche de paie, que l’entreprise soit propriétaire ou locataire du véhicule.
Pour évaluer l’avantage en nature, deux méthodes de calcul sont laissées au libre choix de l’employeur : évaluation sur la base de la dépense réelle ou évaluation forfaitaire.
On dit qu’il y a mise à disposition permanente du véhicule lorsque le salarié n’est pas tenu de le restituer en dehors de ses heures de travail, notamment en fin de semaine (samedi et dimanche) ou pendant les périodes de congés.
Seule exception, les trajets bureau-domicile, considérés comme le prolongement des déplacements professionnels, ne donnent pas lieu à un avantage en nature.
Dès lors que le salarié participe financièrement à l’acquisition du véhicule, moyennant par exemple une redevance, ou qu’il fait l’objet d’une retenue sur salaire, il n’y a pas d’avantage à déclarer si cette participation est supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature. Par contre, lorsque la contribution est inférieure, l’avantage correspond à la différence entre ces deux montants.
L’utilisation du véhicule pour effectuer des trajets domicile-lieu de travail ne constitue pas un avantage en nature si les deux conditions suivantes sont respectées :
L’employeur devra néanmoins prouver que le salarié ne peut se rendre au travail autrement qu’en utilisant le véhicule de fonction, soit parce que les horaires l’empêchent de prendre les transports en commun ou que le lieu de travail n’est pas desservi.
Pour le cas d’un véhicule utilitaire, l’avantage en nature peut être négligé si un document (circulaire, règlement intérieur, courrier manuscrit ou électronique…) stipule qu’il est réservé à un usage strictement professionnel. Pour rappel, la mention « véhicule utilitaire » est inscrite sur le certificat d’immatriculation (ex carte grise).
Il en est de même pour les voitures particulières (VP) qui ont fait l’objet d’un aménagement particulier dans un but professionnel.
Deux cas peuvent se présenter :
Les avantages en nature consentis aux salariés et aux dirigeants, dès lors qu’ils sont utilisés à titre personnel, font partie intégrante de la rémunération et sont soumis à l’impôt sur le revenu.
Il est toutefois nécessaire de bien faire la distinction entre :
Lorsqu’ils sont destinés à compenser des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise ou pour couvrir des frais occasionnés pendant le travail, ces remboursements ne sont pas considérés comme un avantage imposable. Cela ne s’applique toutefois pas aux indemnités forfaitaires allouées aux chefs d’entreprise non titulaires d’un contrat de travail.
En outre, l’imposition de l’avantage en nature ne sera pas identique selon les bénéficiaires concernés.
Des avantages en nature ou en espèce sont généralement accordés au chef d’entreprise : véhicule de fonction utilisable à des fins personnelles, logement… Ces avantages sont ajoutés à ses revenus et peuvent être déduits du résultat fiscal de l’entreprise.
Sont ainsi concernés les présidents-directeurs et directeurs généraux de sociétés anonymes (SA) et de sociétés d'exercice libéral à forme anonyme (Selafa), gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou de sociétés d'exercice libéral à responsabilité limitée (Selarl), et présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS).
Selon l'article 39-1-1°, alinéa 2 du CGI « les rémunérations, y compris les indemnités, allocations, avantages en nature, ne sont admises en déduction des résultats que dans la mesure où elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives eu égard à l'importance du service rendu » et sont imposables au nom du bénéficiaire dans la catégorie dont il relève (traitements et salaires ou assimilés [article 62 du Code général des impôts]).
Dans le cas où la rémunération totale (avantage en nature inclus) est reconnue « excessive », c’est-à-dire que le montant est disproportionné par rapport aux fonctions exercées et à la taille de l’entreprise, il convient de réintégrer la partie « exagérée » aux bénéfices imposables et cette fraction sera soumise à l'impôt sur le revenu au titre des revenus de capitaux mobiliers. C’est aussi le cas lorsque l’avantage constitue une libéralité ou quand il est considéré comme un acte anormal de gestion, peu importe le montant de la rémunération globale.
Lorsqu’il couvre des dépenses privées (sans aucun rapport avec l’activité exercée) ou des dépenses professionnelles qui ne respecteraient pas les conditions d’exonération, l’avantage en nature est soumis à l’impôt sur le revenu.
L'avantage en nature sera ainsi évalué à sa vraie valeur et vient s’ajouter aux revenus du salarié. Il peut aussi être déduit du résultat fiscal de l'entreprise en tant qu’accessoire du salaire et assujetti aux cotisations sociales.
M. Bertrand s’est vu proposer par son employeur une voiture de fonction. Dans ce cas, le coût d’utilisation du véhicule pour ses déplacements personnels et pour les trajets domicile-lieu de travail (couvert par la déduction forfaitaire de 10 %) viendront s’ajouter à sa rémunération.
Pourtant, il faut savoir que l’attribution d’un véhicule de fonction n’est pas nécessairement la solution la plus avantageuse, bien que l’usage à titre privé soit déclaré à sa valeur réelle. En effet, cela entraîne une perte de revenus pour le salarié (le montant de l’impôt sur le revenu étant calculé sur la valeur réelle de l’avantage en nature), alors que l’entreprise devra s’acquitter d’une majoration sur la taxe professionnelle ainsi que sur la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS). Se pose alors la question de l’intérêt d’une telle dépense, lorsqu’on sait que le remboursement des frais kilométriques semble moins coûteux.
Afin de faciliter les contrôles du fisc et de l'URSSAF, les bordereaux récapitulatifs des avantages en nature devraient être annexés à la comptabilité.
Dans son article 54 bis, 2e alinéa, le Code général des impôts prévoit en effet que les entreprises doivent « inscrire en comptabilité, sous une forme explicite, la nature et la valeur des avantages en nature accordés à leur personnel ». Cette disposition a été renforcée par une décision du Conseil d'État en date du 2 février 1996 (CE 2 février 1996 n° 127833, 9e et 8e s-s, Ecalle), stipulant que si la société omet de comptabiliser les avantages en nature accordés aux salariés ou aux dirigeants, ceux-ci ne peuvent pas être déduits des bénéfices imposables de l’entreprise compte tenu de leur caractère occulte tel qu’il est prévu dans l'article 111, c du CGI.
Aussi, du moment où ils sont octroyés aux personnes les mieux rémunérées de l’entreprise, ces avantages doivent être inscrits sur le relevé de frais généraux à titre de rémunérations indirectes (article 54 quater du CGI).
Un relevé de frais généraux n° 2067 devra également être joint à la déclaration annuelle de résultats de l’entreprise lorsque le montant des avantages en nature est supérieur par exemple aux :
