Lorsque l’employeur confie un véhicule à un ou plusieurs employés, en fonction de son utilisation, celui-ci peut être une voiture de fonction ou une voiture de service. La première est utilisable hors des heures de travail, dans un cadre privé, tandis que l’autre est réservée aux déplacements professionnels.
Il est essentiel de ne pas mélanger les deux moyens de locomotion, car le fisc veille, et la note peut être salée pour l’entreprise comme pour le salarié conducteur en cas d’écart.
Le véhicule de fonction est mis à la disposition de certains salariés par l’entreprise. Ceux-ci sont pour la plupart des commerciaux, qui passent la majeure partie de leur temps en rendez-vous extérieurs. Toutefois, certains cadres dirigeants aussi se voient attribuer une voiture de fonction pour valoriser leur « statut ».
Sauf indication contraire de son employeur, l’employé bénéficiaire d’un véhicule de fonction est autorisé à s’en servir pour des trajets privés durant les jours de travail, mais également durant le week-end, ses congés, les arrêts maladie.
À l’inverse d’un véhicule de service, une voiture de fonction devient un élément de la rémunération du salarié au titre d’un avantage en nature. À ce titre, il est inscrit sur le bulletin de paie du salarié. En outre, l’administration fiscale impose de le déclarer et de payer l’impôt sur le revenu ainsi que les cotisations sociales correspondantes.
Dans le cas où le véhicule de fonction est doté d’un dispositif de géolocalisation, il est préférable que l’entreprise l’équipe d’un mécanisme d’interruption afin que le salarié puisse circuler librement sans être traçable.
Pour disposer de ce véhicule, l’entreprise l’achète au comptant ou à crédit, ou le loue auprès d’une société spécialisée et en confie les clés aux employés de son choix.
Le véhicule de service est également désigné par véhicule de service. Il est mis à la disposition d’un salarié par l’entreprise, mais à des fins professionnelles exclusivement. La voiture ne peut par conséquent pas être utilisée au-delà des heures de travail ainsi que pour des déplacements n’ayant aucun rapport direct avec une mission confiée au collaborateur. Il doit par conséquent être rendu à la fin de la journée de bureau ou au retour de toute sortie, et ne peut être conduit par le salarié durant les week-ends ou ses congés.
L’administration fiscale est très stricte quant au respect de cette utilisation. Toute déviation constatée lors d’un contrôle fiscal est considérée comme une fraude et peut entraîner la requalification du véhicule concerné, avec redressement fiscal et amende à la clé. Pour déceler un éventuel usage privé non déclaré, les agents du fisc comparent simplement le kilométrage du véhicule affiché au compteur et la distance totale approximative parcourue par le véhicule dans le cadre de l’activité.
Exception est cependant faite pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail à condition que l’employeur donne son accord de manière explicite dans une note écrite ou un avenant au contrat de travail.
Outre l’utilisation, une autre différence fondamentale entre véhicule de service et véhicule de fonction est que le second est inscrit dans le contrat de travail comme un avantage en nature. L’employeur ne peut donc décider unilatéralement de son retrait et de la modification de contrat qui en résulte. Le salarié est d’ailleurs en droit de refuser la suppression, et dans tous les cas, l’entreprise doit revaloriser sa rémunération afin de compenser la perte occasionnée par le changement.
En revanche, si un salarié n’est plus autorisé à utiliser un véhicule de service, l’employeur n’est tenu à aucune compensation financière. Il est simplement tenu de lui verser une indemnité pour couvrir ses frais de déplacement professionnel s’il en fait.
Lorsqu’un employeur met un véhicule à la disposition d’un salarié pour un usage mixte, il est redevable d’une cotisation de solidarité. Depuis 2004, le calcul de cette contribution sociale appelée taxe sur les voitures de société (TVS). Basée sur la quantité de CO2 émise par le véhicule, elle est d’autant plus élevée que la voiture est polluante.
En revanche, pour les véhicules de service, qui ne sont pas considérés comme un complément de salaire, mais comme un simple outil de travail, l’employeur n’a aucune charge sociale à payer dessus.
Malgré la sévérité des services fiscaux, la distinction juridique entre les appellations « véhicules de service » et « véhicule de fonction » n’existe pas. Légalement, la mention de l’un ou l’autre terme dans le contrat ne suffit donc pas à définir précisément les droits et les interdictions liées au véhicule.
À l’employeur donc de fixer ce qu’il peut faire ou non : emmener le véhicule chez lui ? Le conserver hors des périodes de travail ou pendant sa période de préavis en cas de départ de l’entreprise ? Sans précision contractuelle, le salarié est théoriquement autorisé à utiliser le véhicule pour ses loisirs.
