Un contrat de location longue durée pour un véhicule est conclu pour 1 à 5 ans en moyenne. Il peut être souscrit par un particulier, une personne morale ou une collectivité, mais les acteurs du marché notent la faible présence des particuliers.
Les entreprises et professionnels indépendants sont en revanche très nombreux, séduits par les multiples avantages de la formule. Ils peuvent concentrer pleinement leur temps et leur trésorerie à leur activité et optimisent leur budget et leur fiscalité grâce au système de loyer qui évite toute immobilisation financière.
Comme tout contrat commercial, il formalise l’ensemble des informations relatives aux modalités de location à respecter par le loueur et le locataire.
Cette rubrique précise le type de contrat (location voiture longue durée, location avec option d’achat), ainsi que les caractéristiques du véhicule loué.
La date de début du contrat de location d’une voiture professionnelle est fixée au jour de la livraison du véhicule au locataire.
Ces clauses doivent inclure autant les conditions d’utilisation autorisées du véhicule que les usages interdits : modifications du véhicule, rallyes et courses, transport public ou rémunéré de personnes ou de marchandises ou de produits dangereux, sous-location, circulation hors des limites géographiques.
Le locataire doit indiquer le nombre approximatif de kilomètres qu’il va parcourir durant la durée de la location. Un plafond de kilométrage à respecter est ainsi défini, de même que des pénalités applicables en cas de dépassement. Le loueur peut même inclure une clause de résiliation du contrat si le dépassement est excessif. À l’inverse, les kilomètres non effectués peuvent être remboursés si cette possibilité a été prévue.
Le paiement des loyers est effectué en début de période ou en avance, généralement par prélèvement automatique. En cas de retard ou de non-paiement du loyer, le loueur se réserve le droit de résilier le contrat ou d’étaler la dette, mais facturera au locataire des intérêts calculés à un taux ne dépassant pas un maximum fixé par la loi.
Sans être le propriétaire du véhicule, le locataire doit assurer son maintien en bon état, ce qui implique d’effectuer l’entretien périodique recommandé par le constructeur et les réparations indispensables dans un garage agréé. Sur présentation des factures correspondantes, et à condition de respecter le plafond convenu, ces dépenses lui sont remboursées.
Le locataire peut également choisir la tranquillité et recourir aux services d’entretien, de réparation et de changement de pneumatique proposés par le loueur. Certains ajoutent la mise à disposition par le loueur d’un véhicule de remplacement en cas d’immobilisation du véhicule pour réparation, ou encore la carte carburant.
Il arrive que le loueur exige un apport en guise de dépôt de garantie afin d’avoir l’assurance que le locataire respecte ses obligations.
Ce dernier récupère cette somme à l’échéance du contrat, sous réserve que le véhicule soit restitué dans un bon état et que le forfait kilométrique n’ait pas été dépassé. Autrement, les pénalités applicables sont déduites.
Si le loueur et le locataire décident de rompre le contrat qui les lie d’un commun accord, le locataire est redevable d’une indemnité compensatrice dont le montant est déterminé sur la base des échéances à échoir jusqu’à la fin du contrat.
En cas de rupture unilatérale du contrat par le locataire, il est tenu de notifier le loueur au moins 60 jours avant la date de restitution prévue et de régler toutes les échéances et éventuelles indemnités dues.
Si certaines dispositions du contrat ne sont pas respectées, par exemple le règlement des loyers, le loueur peut le résilier au bout d’un délai prédéfini suivant l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Dans les 24 heures suivant le terme du contrat de location de longue durée, le locataire doit restituer le véhicule, les clés et les documents de bord au loueur. En cas de non-respect de ce délai, le loueur peut facturer une indemnité de retard au locataire.
Comme au moment de la remise du véhicule, un état des lieux complet est effectué et tout dommage constaté dans le PV fait l’objet d’une facture additionnelle pour la remise en état. Au loueur ensuite de remettre en location ou de revendre le véhicule.
Les loyers versés par le locataire incluent l’ensemble des frais, taxes et impôts relatifs au véhicule, et qui relèvent de sa responsabilité.
Outre l’assurance responsabilité civile obligatoire contractée par le loueur, le locataire doit souscrire sa propre assurance pour toute la durée du contrat. Si un sinistre survient, le locataire doit en informer le loueur et son propre assureur, et s’adresser à un garage recommandé par le constructeur pour la remise en état du véhicule.
Si la voiture est volée, les loyers restants doivent être réglés, et sont assortis d’une indemnité compensatrice à payer par le locataire au loueur.
L’offre en la matière est large. La richesse du parc de véhicules pour répondre à tous les besoins, le choix des services annexes, l’étendue du réseau du loueur si le locataire possède plusieurs sites, ainsi que les conditions tarifaires, déterminent le choix du prestataire.
Par ailleurs, il faut tenir compte de la souplesse du contrat de location d’une voiture professionnelle. Chez la plupart des loueurs, toutes les prestations annexes sont négociables. D’une part, l’engagement étant pris pour quelques années, il peut être compliqué de connaître la future utilisation du véhicule.
Même à court terme, pour les jeunes entreprises ou les professionnels qui démarrent leur activité, l’estimation du kilométrage effectué ou de la durée est parfois floue.Pour cette raison, il faut se méfier des contrats rigides qui n’autorisent aucun ajustement.
Certains loueurs anticipent cette problématique et équipent leurs véhicules de traqueurs qui communiquent au client un éventuel dépassement ou une sous-utilisation d’un véhicule, afin de procéder à une révision du contrat. Plus généralement, les loueurs se basent sur les données réelles d’une année écoulée et en fonction du résultat, intègrent la plus-value ou la moins-value sur les loyers à échoir.
