Dans l’exercice de son métier, le salarié peut être amené à conduire un véhicule propriété de l’entreprise ou loué par cette dernière. Celui-ci peut être affecté exclusivement aux déplacements professionnels, ou être également utilisable pour les trajets domicile-bureau ou encore être également autorisé pour un usage privé pendant le week-end et ses congés.
Dans le cas d’un usage mixte, le véhicule est dit « de fonction », mentionné dans le contrat de travail comme un avantage en nature avec certaines conséquences fiscales pour les deux parties.
Auparavant l’apanage des cadres dirigeants et d’une poignée de privilégiés, le véhicule de fonction est totalement entré dans les mœurs en France. Pour les loueurs et constructeurs automobiles, les sociétés et administrations représentent aujourd’hui près de la moitié des ventes de véhicules.
D’une part, les achats par les particuliers ont chuté, malgré les fameuses primes à la casse. De l’autre, les activités des entreprises créent des besoins accrus de mobilité.
Les véhicules de fonction sont un moyen financièrement intéressant pour les déplacements professionnels des salariés, mais aussi leurs trajets privés. En effet, l’avantage en nature revient moins cher à l’employeur qu’une augmentation de salaire, et s’avère plus économique pour le salarié que l’achat d’une voiture personnelle.
Pour séduire les professionnels, les marques s’adaptent. Les finitions « business » se multiplient, avec des options comme l’intérieur cuir ou les jantes en alliage, mais aussi de multiples équipements dédiés à la productivité de l’employé : l’indispensable GPS, le radar, le kit mains libres, etc. Le « luxe » n’est pas forcément plus onéreux, car le coût global intègre la valeur de revente estimée, laquelle est plus élevée pour les modèles plus chics.
D’autres se spécialisent dans les marchés de niche pour répondre à des besoins très spécifiques, voire du sur mesure : transport de personnes à mobilité réduite, aménagement d’utilitaires, création d’un véritable bureau mobile personnalisé pour les grands dirigeants, avec WiFi à bord, tablette intégrée et autres accessoires sophistiqués. Et pour financer ces véhicules, les formules se diversifient, entre le crédit auto classique, la location longue durée ou le crédit-bail.
De plus en plus, les acteurs du marché enrichissent leurs propositions de prestations annexes qui les transforment en un gestionnaire de flotte externalisé.
La voiture de fonction reste très prisée des employeurs pour attirer de nouveaux talents ou motiver et fidéliser ses troupes. Ils la préfèrent d’ailleurs à l’augmentation de salaire ou aux stock-options, sévèrement encadrées. Pourtant, au cours de la dernière décennie, aux yeux des salariés, elle a perdu de son pouvoir de séduction.
D’une part, le véhicule de fonction s’accompagne de prélèvements additionnels, avec majoration de l’impôt sur le revenu et les prélèvements sociaux. De l’autre, d’autres modes de locomotion comme les 2 roues ou de l’autopartage ont la cote, surtout auprès des jeunes cadres. Dans les grandes villes comme Paris, bien desservies par les transports en commun, beaucoup de salariés préfèrent le cash à la voiture.
Pour convaincre les employés d’accepter la voiture de fonction, les employeurs leur proposent un véhicule plus valorisant. Un exercice délicat avec la pression des charges fiscales, qui pousse les entreprises à s’orienter vers des gammes inférieures sur le critère de la puissance.
En effet, en attribuant un véhicule de fonction à un collaborateur, l’employeur doit payer une cotisation, soit sur la base des frais réels, soit selon un forfait, celui-ci étant le plus utilisé, car plus avantageux. Mais il représente tout de même 9 % du coût d’achat TTC de la voiture pour un véhicule âgé de moins de 5 ans et 12 % si les dépenses de carburant sont à la charge de l’employeur. Dans le cas d’une location, le forfait est de 30 % ou 40 % selon que l’entreprise paie le carburant ou non.
Heureusement, les constructeurs compensent cette « perte » de puissance en améliorant l’aspect extérieur des véhicules, offrant un bon compromis aux entreprises. Désormais, il n’est pas rare de voir des modèles « haut de gamme » transformés en voitures commerciales à 2 places qui permettent à l’entreprise de récupérer la TVA et d’être exonérée de la TVS. Les entreprises modifient aussi leur politique pour intégrer des berlines allemandes (Audi, BMW…) dont le TCO est moindre grâce à leur excellent bilan carbone.
Elle est basée sur le coût d’achat TTC du véhicule. Le pourcentage change en fonction de l’âge du véhicule (plus ou moins 5 ans) et de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé :
Éventuellement, une formule mixte est acceptable. Dans ce cas, selon que le véhicule a plus ou moins 5 ans, le forfait de 9 % ou 6 % est majoré des frais réels de carburant correspondant à l’usage personnel (factures à l’appui).
Elle est basée sur l’amortissement du coût l’achat du véhicule TTC, auxquels s’ajoutent les montants TTC de l’assurance, des frais d’entretien (révision périodique, remplacement des pneumatiques…).
La formule change en fonction de l’âge du véhicule (plus ou moins 5 ans) et de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé. Le résultat est multiplié par le ratio entre la distance en kilomètre parcourue à titre privé et la distance parcourue au cours de la même période.
Elle est basée sur le coût global annuel de la location incluant la prime d’assurance et les frais d’entretien TTC. Le forfait est fonction de la prise en charge ou non par l’employeur des frais de carburant liés à l’usage privé :
Quels que soient l’âge du véhicule et le mode de location (avec ou sans option d’achat), la base de calcul est multipliée par le ratio entre la distance en km parcourue à titre privé et la distance parcourue au cours de la même période.
La base de calcul est le coût global annuel de la location auquel s’ajoutent l’assurance, l’entretien et le carburant avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).
La base de calcul est le coût global annuel de la location auxquels s’ajoutent l’assurance, l’entretien seulement avant application du coefficient multiplicateur (le ratio des kilométrages).
Au lieu d’accorder une augmentation à l’employé, montant sur lequel elle doit payer des cotisations patronales plus élevées, l’entreprise réalise des économies conséquentes en optant pour l’attribution d’une voiture de fonction.
Outre les charges sociales, en sa qualité de propriétaire du véhicule de fonction, l’entreprise doit souscrire une assurance auto. Dans le cas où le salarié est responsable d’un sinistre (accident, vol, incendie du véhicule), c’est à l’employeur de payer la franchise auto indissociable de tout contrat d’assurance ; il ne peut soustraire la dépense liée au sinistre sur le salaire du conducteur.
L’autorisation de faire une utilisation privative de la voiture de société évite à l’employé de devoir payer et entretenir un véhicule personnel.
Cependant, elle le prive d’une augmentation de son salaire brut, qui a un impact sur le long terme (y compris à la retraite), ou d’une prime. De plus, cet avantage en nature qui figure sur le bulletin de paie est assujetti à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales, même si celles-ci permettent d’acheter des droits à la retraite supplémentaires.
Il convient de faire une simulation pour chaque salarié pour connaître l’intérêt d’une voiture de fonction, mais en général, la mise à disposition est à privilégier pour les personnes fortement imposées.
Selon la loi, l’usage privé d’un véhicule de société par un employé doit être autorisé expressément par l’employeur par une clause de son contrat de travail ou une autre note écrite.
Alternativement, si le véhicule est mis à la disposition du salarié de façon permanente, sans qu’un document écrit ne lui en interdise l’usage en dehors des périodes de travail (week-ends, congés payés), l’administration considère qu’il peut se servir du véhicule à des fins privées. Dans le cas contraire, il doit restituer le véhicule à la fin de la journée de travail ; toutefois, certaines sociétés acceptent son utilisation pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
Le véhicule de société devient une voiture de fonction qui doit figurer comme un avantage en nature dans le bulletin de salaire et sur la déclaration, car il est soumis à l’impôt sur le revenu au même titre que les autres éléments de la rémunération. Les mêmes règles s’appliquent pour un utilitaire et un véhicule particulier.
Concernant l’assurance, si l’employeur autorise l’utilisation privée du véhicule, il doit couvrir également toute personne qui en a la garde ou peut le conduire. En effet, en cas de sinistre causé par le salarié, c’est l’assurance responsabilité de l’entreprise qui joue, et elle doit supporter la franchise.
Attention à l’utilisation frauduleuse du véhicule de service pour des déplacements privés. Un contrôle fiscal de l’entreprise peut entraîner une requalification du véhicule et une pénalisation pour l’employeur comme pour le salarié.
Un nombre croissant d’entreprises, petites et grandes, intègre aujourd’hui la voiture de fonction dans le package salarial, pas seulement pour les commerciaux et les employés itinérants, également à d’autres salariés. Toutefois, les modèles diffèrent souvent suivant la fonction le niveau hiérarchique. La plupart des employeurs sont flexibles sur ce sujet. Sachez l'être de votre côté.
Pour l’ensemble de sa flotte automobile, l’entreprise est redevable de la taxe sur les véhicules de société (TVS). Calculée sur la base du taux de CO2 que la voiture émet, cette taxe est dissuasive à partir de 140 g de dioxyde de carbone rejeté par kilomètre, puisqu’elle s’élève à 3000 euros.
Pour s’éviter une telle pénalité, les dirigeants favorisent les véhicules moins polluants, quitte à augmenter légèrement le budget d’achat. Pour monter en gamme, les berlines allemandes coûtent plus cher que les Françaises à l’achat, mais permettent de réduire notablement le coût global de détention.
Accepter un modèle hybride ou à petit moteur est une astuce pour obtenir des équipements optionnels sur le véhicule ou la prise en charge de certaines dépenses annexes comme le paiement du carburant pour les déplacements privés, la location d’une place de parking à son domicile, etc. Vous serez d'autant moins réticent à accorder ces petits privilèges qu’ils sont moins visibles des autres collaborateurs.
Au lieu d’une prime en cas de performance commerciale exceptionnel ou de succès pour un gros projet, un collaborateur peut-être tenter de négocier un modèle supérieur à celui accordé au reste de l’équipe.
Non seulement le coût est moindre pour l’entreprise, mais la voiture de fonction représente un puissant levier de fidélisation des salariés, qui apprécient son caractère durable par rapport à la prime.
Choisir les bonnes options permet de réduire l’avantage en nature inscrit dans le bulletin de paie et imposable. Celles liées au métier en font partie comme le GPS ou un stage d’éco-conduite. Pareil pour celles qui permettent des économies directes comme une boîte de vitesses séquentielle qui diminue la consommation en réglant les vitesses en fonction de l’allure.
Le mode de déclaration de l’avantage en nature influe également. Elle peut se faire :
Dès lors que la part des trajets d’ordre privés sur le total dépasse 33 %, le forfait est plus avantageux.
Pour avoir un modèle supérieur ou un véhicule mieux équipé, rien n’empêche à l’employé de proposer de contribuer financièrement.
Des offres « mixtes » sont également disponibles chez les loueurs, avec petite citadine économique pendant la semaine et véhicule type familial pendant le week-end et les vacances.
